Om personuppgifter

Information om personuppgiftsbehandling vid bostadsuthyrning och förvaltning

Vi på Stiftelsen Västmanlands-Dala nations Studentbostäder är måna om din personliga integritet och vill skydda dina personuppgifter på bästa sätt. Den 25 maj träder den nya Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (GDPR) i kraft och ersätter den nuvarande personuppgiftslagen (PuL).

Vi vill att du ska känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss och därmed är det viktigt för oss att vara transparenta i hur vi behandlar dina uppgifter. Vi följer den vägledning som Fastighetsägarna och SABO har tagit fram för behandling av personuppgifter vid uthyrning och förvaltning av bostäder i flerfamiljshus.

Denna information gäller för dig som registrerat dig som bostadssökande hos Stiftelsen Västmanlands-Dala nations Studentbostäder, är hyresgäst eller är registrerad som kontaktperson för en hyresgäst. 

INFORMATION OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, när du sedan blir kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. 

En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Stiftelsen V-Dala nations Studentbostäder, 817600-3740, Svartmangatan 16 , 753 12 Uppsala, är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag. 

NÄR DU STÄLLER DIG I VÅR BOSTADSKÖ

Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så längde du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

NÄR DU ERBJUDS EN BOSTAD HOS OSS

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Vi kommer behandla antagningsbesked och nationsmedlemskap eller andra intyg som styrker att du kommer studera under hyrestiden.

Vi kommer spara dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet.

NÄR DU ÄR HYRESGÄST

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och /eller värme/vatten när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter gentemot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Vi kommer att kontrollera att du studerar.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Dina personuppgifter kommer delas med personer som arbetar med uthyrning och förvaltning inom Stiftelsen V-Dala nations Studentbostäder och Nationsgårdarna. Vi är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter till andra parter. Dina personuppgifter kan också komma att hanteras av Stiftelsen V-Dala nations Studentbostäders externa samarbetspartners inom kundundersökning, inkasso, fastighetsunderhåll, elnät, telekommunikation, hemförsäkring, extern störningsjour, revision, säkerhet och systemleverantörer.

Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter att åtagandet eller beslutet har upphört att gälla.

NÄR HYRESFÖRHÅLLANDET ÄR SLUT

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som till exempel hyresavtalet, beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

DINA RÄTTIGHETER

Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.

Du har rätt att få information om vilka uppgifter vi har om dig. Du har också rätt att begära: rättelse, radering, få behandlingen av dina personuppgifter begränsad, återkalla samtycke samt överföring av personuppgifter till annan hyresvärd om det är tekniskt möjligt. Detta gör du genom att vända dig till oss genom att skicka brev till:

Postadress: Stiftelsen V-Dala nations Studentbostäder Att: Dataskydd, Svartmangatan 16, 753 12 Uppsala

Om du anser att vi inte har behandlat dina personuppgifter på ett korrekt sätt kan du kontakta Datainspektionen som är tillsynsmyndighet.